В начале 2023 года агентство «Пеоли Рус» стало взаимодействовать с самозанятыми, в том числе с иностранцами. Сотрудники быстро поняли, что документооборот с такими исполнителями отнимает много времени и решили искать способы автоматизации.
«Пеоли Рус» нашло партнера и начало с ним работать, но продолжало искать на рынке более надежные компании по автоматизации. Так в агентстве узнали о Консоль.HRM.
О клиенте
«Пеоли Рус» — частное агентство занятости, входит в группу компаний «Вариант». «Пеоли Рус» сотрудничает с четырьмя федеральными компаниями, которые представлены в 15 городах России. Одно из направлений деятельности агентства — аутсорсинг услуг в сфере складской логистики и курьерской доставки.
Проблема. Документооборот отнимает много времени
Складская логистика и курьерская доставка — сферы, для которых нужны проектные исполнители. Поэтому в «Пеоли Рус» решили привлекать для выполнения подобных задач самозанятых. Сейчас компания сотрудничает с 400 исполнителями, большинство из них — граждане Киргизии. Также есть россияне, граждане Беларуси и Армении.
Сначала, когда самозанятых было около 20, документооборотом с ними в агентстве занимались вручную: готовили бумажные договоры и вызывали самозанятых в офис для подписи. Такая работа отнимала много времени и сил.
Дело усложнялось еще и тем, что «Пеоли Рус» сотрудничает с иностранцами, за которых обязана отчитываться в МВД. Сотрудникам агентства приходилось лично ходить в госорган и подавать документы.
Когда бизнес начал масштабироваться и количество самозанятых увеличилось, уведомления в МВД о сотрудничестве с иностранцами стали направлять через «Госуслуги». Для учета использовали таблицу.
Несмотря на то, что документооборот через «Госуслуги» частично упростил деятельность сотрудников «Пеоли Рус», они продолжали искать способы автоматизации взаимодействия не только с иностранными самозанятыми, но и с россиянами.
Так агентство занятости стало сотрудничать с сервисом, который налаживает взаимодействие между компаниями и самозанятыми. После небольшого периода сотрудничества в «Пеоли Рус» решили, что хотят более надежного партнера, которым стал сервис Консоль.HRM.
Решение. Обратиться в Консоль.HRM
Сервис Консоль.HRM привлёк агентство занятости своей надежностью и хорошей репутацией на рынке: у Консоль.HRM много клиентов, которые позитивно отзываются о сотрудничестве.
Еще для «Пеоли Рус» было важно, чтобы поддержка сервиса автоматизации оперативно выходила на связь, а расчеты с исполнителями проходили быстро. Все это есть у Консоль.HRM.
Что для этого сделали
Перешли на электронный документооборот (ЭДО)
Благодаря Консоль.HRM у частного агентства занятости пропала необходимость составлять бумажные документы и вызывать самозанятых в офис для оформления бумаг. Теперь все это происходит в режиме онлайн.
Если исполнитель согласился взять заказ, то он по СМС получает от «Пеоли Рус» ссылку на регистрацию в сервисе Консоль.HRM. Если у самозанятого возникают вопросы, то он может обращаться не в само агентство, а в поддержку Консоль.HRM. Менеджеры находятся на связи 24/7, отвечают на все вопросы и даже помогают в нестандартных ситуациях. Таким образом Консоль.HRM снимает часть нагрузки со штатных сотрудников «Пеоли Рус».
В сервисе исполнитель и агентство подписывают договор о сотрудничестве, а также акты выполненных работ.
Процесс формирования актов настолько интуитивно понятный и несложный, что в нашей компании мы делегировали эту функцию человеку, которому 15 лет. В Консоль.HRM может разобраться даже школьник.
Еще Консоль.HRM получает и хранит чеки от исполнителей, поэтому «Пеоли Рус» не нужно связываться с каждым исполнителем отдельно, чтобы истребовать отчетные документы.
Автоматизировали взаимодействие с иностранцами
Недавно в сервисе Консоль.HRM появился раздел «Уведомления в МВД», которым «Пеоли Рус» стало активно пользоваться. Раздел полезен для автоматизации работы с иностранцами, а именно: при формировании отчетности о сотрудничестве с гражданами других стран перед МВД.
Новый раздел можно настроить под потребности компании, например, формировать данные об иностранцах в форме, удобной для подачи уведомления через «Госуслуги», или получать информацию в формате, который необходим для печатной формы уведомления.
«Пеоли Рус» пользуется такими возможностями раздела:
видит отметку в сервисе и получает письмо на электронную почту, если в МВД нужно подать уведомление о самозанятом иностранце;
видит общее количество самозанятых иностранцев;
делает отметки о подаче уведомления в МВД;
вносит в специальное поле номер уведомления, который нужен в случае проверки.
По запросу агентства Консоль.HRM настроил удобное копирование данных с сервиса на портал «Госуслуги». Сведения отображаются в последовательности, как того требуют «Госуслуги».
Настроили быстрые выплаты исполнителям
Благодаря Консоль.HRM самозанятые быстро получают вознаграждения за выполненные задания.
После выполнения задания исполнитель составляет акт и подписывает его простой электронной подписью — по сути, это код, который приходит самозанятому по СМС. Далее акт подписывает агентство, а затем переводит деньги подрядчику. Несмотря на то, что на перевод денег отведено два дня, выплаты происходят практически мгновенно, отмечает Татьяна Соколовская.
Регулярность выплат зависит от проекта, в котором задействован самозанятый: ежедневно, раз в неделю, два раза в неделю.
Основной дефицитный ресурс — это время. Консоль.HRM помог нам сократить временные затраты на выплаты, оформление документов и ведение учета. Если раньше одного исполнителя мы могли оформлять в течение нескольких дней, то теперь эта процедура занимает 15 минут. Все очень быстро и легко.
Результаты
400 самозанятых иностранцев | 15 минут | Настроили быстрые выплаты |
|---|---|---|
сотрудничают с «Пеоли Рус» | уходит на оформление одного исполнителя | Деньги исполнителям поступают почти сразу после подписания акта |
