Smart Delivery Solution (SDS) организовывает логистические процессы доставки грузов по всей России. Для этого они привлекают самозанятых и ИП. До Консоль.HRM компания сотрудничала с аналогичной платформой, но решила ее поменять. Мы рассказали, как проходило подключение к Консоль.HRM и какие у SDS планы на сотрудничество с сервисом.
О клиенте
Smart Delivery Solution — транспортно-экспедиторская компания. Они контролируют каждый этап доставки: от принятия заказа в логистическом центре до получения груза клиентом. Среди клиентов компании — крупные ритейл-сети, производственные предприятия и компании из сферы e-commerce. На сегодняшний день с SDS сотрудничают больше 500 квалифицированных водителей по всей стране.
Почему компания искала сервис для сотрудничества с внештатниками
Раньше компания сотрудничала с аналогичной платформой. Операционные процессы в предыдущем сервисе были недоработаны. Чтобы пригласить нового исполнителя, приходилось совершать много действий. Сотрудникам компании было сложно скачать из сервиса список исполнителей по конкретному проекту, чтобы провести оплату. Форматы выгрузки постоянно менялись: exel, pdf. Иногда документы вообще невозможно было скачать.
Из-за технических сложностей сотрудники SDS так и не смогли настроить автоматизированный документооборот. Поэтому в компании приняли решение искать новые платформы. В январе 2025 года SDS перешли на Консоль.HRM.
Как SDS подключались к Консоль.HRM
Компания внедряла Консоль.HRM поэтапно. Сотрудники Консоль.HRM объяснили SDS как работает сервис, создали личный кабинет, сценарии онбординга и помогли перевести исполнителей в сервис. Настроили весь документооборот и процесс подключения исполнителей. А если у компании или исполнителей возникали вопросы, их решала поддержка сервиса. Подробнее о каждом из этапов читайте ниже.
Провели презентацию и обсудили детали
Сотрудники SDS ничего не знали о Консоль.HRM. Поэтому, прежде чем переводить исполнителей в сервис и подписывать с ними договоры, важно было понять, как все устроено. Чтобы помочь разобраться в сервисе и адаптироваться к нему, с SDS работала команда по внедрению: менеджеры, сейлз-инженеры, технические специалисты.
На первой встрече менеджер Консоль.HRM показал, как пользоваться сервисом, и объяснил условия сотрудничества. Во время презентации клиенту понравилось, что в Консоль.HRM можно удобно оформлять и вести все документы, видеть статусы по каждому исполнителю и минимизировать налоговые риски.
Настроили личный кабинет и сценарии
После подписания договора о сотрудничестве с сервисом специалисты Консоль.HRM самостоятельно настроили личный кабинет компании. Для этого сейлз-инженеры Консоль.HRM узнали, как компания взаимодействует с исполнителями и какие функции сервиса необходимы, получили реквизиты организации, а остальное сделали сами.
Компания сотрудничает с перевозчиками в статусе ИП и самозанятых по всей стране. По запросу клиента команда инженеров Консоль.HRM подключила в личном кабинете компании справочник услуг, уведомление в МВД, Информатор для сотрудничества с ИП и самозанятыми. С помощью этих функций SDS могут без рисков оформлять по ним все отчетные документы.
Настроили сценарии онбординга. Это путь, который проходит исполнитель во время регистрации. Менеджеры Консоль.HRM запросили у SDS образцы договоров с исполнителями в разных статусах и передали их техническим специалистам, чтобы загрузить в личный кабинет. Теперь договор можно отправлять на подписание онлайн.
Показали, как приглашать исполнителей
После настройки сценариев онбординга менеджеры Консоль.HRM показали сотрудникам SDS, как приглашать исполнителей в сервис. Это можно сделать двумя способами:
отправлять СМС со ссылкой-приглашением лично каждому исполнителю;
делать массовую рассылку приглашений с помощью списка с контактами.
В разделе «Приглашение» сотрудник компании вводит ФИО исполнителя, номер телефона и выбирает нужный сценарий. Если нужно пригласить сразу группу исполнителей, загружают Excel-файл с данными исполнителей — система сама разошлет приглашения по списку.
В SDS используют оба варианта приглашения. Компания работает по проектному принципу: в зависимости от сложности логистики, к одному проекту подключаются от нескольких перевозчиков на небольших заказах до десятков исполнителей при федеральных доставках.
Объяснили, как подписывать договор
Когда исполнитель переходит по ссылке и регистрируется в сервисе, он видит шаблон договора об оказании услуг. По умолчанию в Консоль.HRM загружены собственные шаблоны, но при необходимости их можно заменить на договор клиента.
Для SDS это было принципиально: в договорах компания фиксирует важные условия конкретного проекта. Например, правила перевозки скоропортящихся товаров, маршрут «из пункта А в пункт Б» и требования к соблюдению температурного режима.
На первом этапе SDS решила подключить к сервису исполнителей в статусе ИП. Сотрудники направили шаблон своего договора в Консоль.HRM — юристы сервиса проверили его на соответствие законодательству, а технические специалисты загрузили в систему.
Команде SDS также показали, как в будущем самостоятельно менять договоры в сценарии онбординга: достаточно выбрать пункт «Без шаблона» и загрузить нужный документ.
До подключения Консоль.HRM SDS использовала три разных способа подписания договоров с исполнителями, все они только усложняли процесс:
Личное подписание в офисе. Менеджеры приглашали исполнителей в головной офис в Санкт-Петербурге. Это занимало время и вызывало сложности для тех, кто находился в других городах.
Через предыдущую платформу. Компания пробовала перевести процесс в онлайн, но интерфейс был неудобным, а стабильность сервиса вызывала вопросы.
С помощью НЭП. Некоторые исполнители подписывали документы неквалифицированной электронной подписью. Но её настройка вызывала трудности у новых пользователей и требовала дополнительного сопровождения.
Вместо упрощения документооборота эти способы замедляли работу, создавали риски и требовали больше ресурсов от менеджеров.
С переходом на Консоль.HRM все стало проще: менеджер отправляет договор через личный кабинет, а исполнитель подписывает его за минуту — одним нажатием кнопки и вводом четырехзначного кода. Это простая электронная подпись, полностью соответствующая требованиям закона.
Отвечали на вопросы исполнителей
После того, как личный кабинет и сценарии были настроены, начали приглашать исполнителей в статусе ИП. Однако не все готовы были сразу перейти по ссылке из СМС.
SDS и команда поддержки Консоль.HRM работали над подключением исполнителей совместно. Сотрудники компании отвечали на первичные вопросы: объясняли, что ссылку действительно отправили они, и что сервису можно доверять. Специалисты Консоль.HRM, в свою очередь, рассказывали об упрощенной регистрации через Сбер ID или Т ID, подтверждали, что сервис прошёл аккредитацию Минцифры России, а при необходимости — созванивались с исполнителями и помогали пройти онбординг.
Специалисты Консоль.HRM самостоятельно настроили личный кабинет и сценарии онбординга под наши задачи. В процессе мы передали реквизиты, свой договор и отвечали на вопросы о том, как хотим, чтобы все работало. Нам все подробно объяснили и в первый раз показали, как приглашать исполнителей. Благодаря понятному интерфейсу сервиса, вспомнить и самостоятельно пройти эти шаги при дальнейшей работе было легко.
После подключения команда Консоль.HRM остается на связи и решает все вопросы
Сейчас всю документацию компания ведет в сервисе. Иногда у сотрудников возникают вопросы. Например, после очередного проекта менеджеры компании оформляли акты. Сначала они делали это для каждого исполнителя отдельно, но быстро поняли, что так получается очень долго. Специалисты сервиса рассказали и показали, как загружать в сервис сразу несколько актов.
Если у нас возникают вопросы, мы всегда можем обратиться в техподдержку Консоль.HRM. Например, у нас был вопрос по поводу формирования актов. Возможно ли это сделать сразу одним файлом?
Специалисты сервиса не только подробно показали, как создавать пачки актов, но и подготовили для нас подробную инструкцию с шагами. Теперь она всегда у нас под рукой.
Планы сотрудничества SDS с Консоль.HRM
Одно из условий сотрудничества компании с исполнителями — контролировать маршрут доставки груза. После проекта в SDS оформляют путевой лист исполнителя. Это документ, в котором фиксируется путь транспорта в дороге и расходы на топливо. Чтобы вести отчетность по каждому проекту, компании важно прикреплять к актам реестр перевозок с путевыми листами. Поэтому в планах — интегрировать реестры в шаблоны актов сервиса. Чтобы при формировании новых актов реестры подгружались автоматически.
Сейчас SDS продолжают заводить в сервис исполнителей в статусе ИП. В планах у компании перевести на Консоль.HRM более 50 подрядчиков в статусе самозанятых в ближайшие месяцы.
