Как автоматизировать документооборот с 110 самозанятыми в EdTech

В структуре EdTech компании появились самостоятельные структурные подразделения, каждое из которых занималось в том числе вопросами оформления договоров с самозанятыми своих направлений. 

С ростом числа самозанятых рос и объем оформляемых документов. Документы постоянно кочевали между подразделениями, бывало, что терялись, и приходилось делать их заново. Не было системного подхода к обработке документов, их оформлению и подписанию.

Проблема. Много бумажной работы

EdTech компания работает в двух форматах: офлайн и онлайн. Для каждого формата преподавателей подбирают отдельно, из-за чего число исполнителей постепенно растет. Всего у клиента 300 преподавателей. 110 из них сотрудничают с клиентом в качестве самозанятых. 

Нагрузка на финансовый отдел возрастала с каждым новым оформлением самозанятого. Необходимо было отдельно вести документы по исполнителям офлайн- и онлайн-направлений. Каждый раз индивидуально составлять документы для каждого самозанятого. А в конце месяца по всем договорам оформлять вручную платежки для банка, собирать чеки и акты.

Чтобы оптимизировать сотрудничество с самозанятыми и снизить нагрузку на финансовый отдел, было принято решение обратиться в Консоль.HRM.

Решение. Автоматизировать сотрудничество через Консоль.HRM

Консоль.HRM помог клиенту не только автоматизировать сотрудничество с исполнителями, но и снизить риски такого сотрудничества. Теперь все выплаты проводятся автоматически, документы можно подписывать дистанционно, а за статусами и чеками от самозанятых сервис Консоль.HRM следит самостоятельно.

Автоматизировали документооборот 

Все договоры, акты и чеки формируются в электронном виде и хранятся на серверах Консоль.HRM. Если компании понадобится распечатать документы на бумаге, их всегда можно выгрузить сразу с сайта или сначала отправить на электронную почту.

Теперь преподаватели клиента могут заключать договоры дистанционно с помощью простой электронной подписи (ПЭП). Для оформления ПЭП не нужно идти в госорганы или покупать какие-то дополнительные программы, все оформляется через Консоль.HRM. Исполнителю и заказчику достаточно ввести код из СМС и сервис автоматически сформирует документ и проставит электронные подписи.

Подготовили сценарии онбординга для самозанятых

В EdTech компании преподают ведущие эксперты отрасли. Многие из них трудоустроены по трудовому договору на своем основном месте работы, поэтому с клиентом сотрудничают в качестве самозанятых. 

Чтобы каждый раз не делать новые документы и не переносить данные вручную, специалисты Консоль.HRM подготовили несколько сценариев онбординга. В зависимости от юридического статуса исполнителя, вида и объема услуг, с преподавателями заключают разные договоры.

Преподавателю достаточно перейти по пригласительной ссылке и зарегистрироваться в сервисе. После этого данные автоматически подгрузятся в нужную версию договора.

Автоматизировали выплаты

Теперь финансовому отделу не нужно вручную проводить оплату, собирать чеки и проверять статус самозанятых, все это делает Консоль.HRM. Бухгалтеру достаточно подготовить excel-документ с данными всех текущих заданий и исполнителей и выгрузить ее в сервис. Когда исполнитель выполнит задание и пришел акт, сервис автоматически проведет оплату.

К тому же Консоль.HRM автоматически проверяет статус самозанятого перед оплатой. Если самозанятый этот статус потеряет, то оплата не пройдет. Помимо этого, Консоль.HRM автоматически формирует чеки самозанятых и подгружает их в сервис. Это экономит время и компании и самозанятым.

Настроили автоматические уведомления 

Теперь сотрудники клиента автоматически получают уведомления, когда исполнитель подписывает договор, загружает акт или принимает задание. 

Всего же можно выбрать сразу несколько событий, о которых платформа может уведомить компанию:

• о подписании договора исполнителем,

• подписании акта исполнителем,

• принятии задания исполнителем,

• предстоящем истечении срока действия договора с исполнителем;

• необходимости подать уведомление в МВД по иностранным исполнителям.

Итоги