Все документы с самозанятыми оформляли на бумаге. Чтобы подписать акт или дополнительное соглашение, исполнителям приходилось ехать в офис. Из-за этого нагрузка на кадры и бухгалтерию компании была колоссальной.
О компании
DKRS больше 10 лет занимается подбором исполнителей для крупных клиентов на разные виды услуг — от погрузочно-разгрузочных и логистических до кассовых и клининговых. Сейчас у компании более 30 клиентов, среди которых «Яндекс», «Самокат», OZON, «Детский мир», Familia, и около 20 тысяч самозанятых исполнителей.
DKRS выросла из небольшой локальной компании в международный бизнес — исполнителей соединяют с заказчиками в 200 городах России, 80 городах Казахстана и по всей Белоруссии. В день специалисты DKRS обрабатывают более 10 тысяч заявок и выводят на объекты клиентов в среднем 3 000 исполнителей.
Основная ценность сотрудничества с DKRS для бизнеса в том, что ответственность за все убытки несут не исполнители, а компания. Также DKRS в режиме 24/7 реагирует на запросы заказчиков: может найти исполнителей под срочную задачу и помочь разрешить спорные ситуации.
Проблема. Сложный бумажный документооборот с самозанятыми
До создания статуса самозанятого в DKRS всех исполнителей оформляли вручную по договорам ГПХ. Это занимало много времени и сил — нужно было подписывать договоры, дополнительные соглашения, закрывающие акты. Когда услуги оказывают 100 человек, это вполне возможно, но когда исполнителей стало больше трех тысяч, нагрузка на кадры стала практически неподъемной.
В 2020 году в законодательстве появился новый налоговый режим — самозанятость. Исполнители оформляли себе этот статус, чтобы выгодно и легально продолжать сотрудничество. DKRS так же решила перейти на сотрудничество по этому режиму и одновременно оптимизировать документооборот, ведь заявки от новых исполнителей приходили ежедневно.
Решение. Полностью автоматизировали сотрудничество с самозанятыми через Консоль.HRM
Сначала DKRS перевела на Консоль.HRM только часть исполнителей, но постепенно наращивала объемы сотрудничества — по мере развития сервиса и доработок со стороны Консоль.HRM по просьбам компании.
Что для этого сделали
Организовали регистрацию и поддержку самозанятых
DKRS получает обращения от исполнителей и передаёт их контакты специалистам Консоль.HRM для помощи с регистрацией.
Команда Консоль.HRM направляет исполнителям ссылки для регистрации в сервисе, объясняет порядок действий и помогает пройти оформление.
Если исполнителю неудобно общаться по телефону, он может обратиться в чат поддержки. Так DKRS снижает нагрузку на своих сотрудников, а исполнители получают помощь с подключением к сервису.
Кроме регистрации и поддержки исполнителей, DKRS с помощью Консоль.HRM наладила следующие процессы.
Ускорили в 10 раз процесс оформления самозанятых
Раньше DKRS требовалось не менее 30 минут, чтобы оформить документы на бумаге с самозанятым: договоры, дополнительные соглашения. Чтобы подписать каждый дополнительный документ, например, закрывающий акт, исполнителю приходилось приезжать в офис.
После перехода на Консоль.HRM процесс оформления занимает около 3 минут. Компания подгружает необходимые документы в сервис и отправляет исполнителю, он знакомится с ними и подписывает удаленно электронной подписью.
Оптимизировали выплаты по проектам
Заказчики DKRS по всем проектам ведут табели учета времени исполнителей, в котором сами проставляют ФИО, часы работы и другие необходимые данные. DKRS, получив эти табели, формирует реестры на выплаты и подгружает в сервис Консоль.HRM.
Руками вбивать информацию по каждому исполнителю не нужно — сервис обрабатывает реестры и организовывает автоматический процесс выплат. Кроме того, в сервисе можно подписать акт и закрыть выплату по проекту, что важно в том числе для отправки отчетности в налоговую со стороны DKRS.
Услуги исполнителей DKRS оплачивает ежедневно, поэтому автоматизация — лучшее решение для экономии времени и корректного процесса выплат.
Внедрили несколько сценариев для разных видов услуг
DKRS привлекает исполнителей, оказывающих разные услуги, например, погрузка-разгрузка, упаковка, маркировка, курьерские услуги. Для каждого вида в сервисе созданы специальные сценарии, чтобы сотрудникам DKRS не приходилось каждый раз вводить одинаковые параметры для оплат и направления отчетных документов.
Результаты
В 10 раз ускорили процесс оформления | Автоматизировали выплаты | Снизили нагрузку на сотрудников |
|---|---|---|
На оформление самозанятого уходит в среднем 3 минуты, а не 30, как раньше. | Компании нужно только загрузить реестр в сервис. | Команда Консоль.HRM помогает исполнителям пройти регистрацию и оформление. |
